Типовые ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами

Вопросы проверки расчетов с подотчетными лицами достаточно часто включаются в программу ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проводимой органами финансового контроля. В статье будут рассмотрены типовые ошибки, выявляемые в ходе проверок расчетов с подотчетными лицами.

Все ошибки, допускаемые бюджетными учреждениями при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на три основные группы:

Какие нарушения в каждой из указанных выше групп встречаются у бюджетных учреждений?

Нарушения, связанные с оформлением документов на служебные командировки

Деятельность любого бюджетного учреждения не обходится без направления своих работников в служебные командировки. Ошибки, допускаемые при этом, являются, наверное, самими распространенными из всех связанных с расчетами с подотчетными лицами.

Возмещение расходов на проезд. В соответствии с п. 12 Положения № 7491 расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы. Напомним, что Инструкцией № 622 предусмотрено (п. 19), что в тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по служебной командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы на проезд, представлены быть не могут, руководитель учреждения имеет право разрешить оплату проезда по минимальной стоимости (например, при проезде железнодорожным транспортом – по стоимости проезда в плацкартном вагоне). Однако, поскольку Инструкция № 62 применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ), а также Положению № 749, возмещение стоимости проезда при отсутствии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, будет являться нарушением.

Одним из самых распространенных нарушений, связанных с возмещением расходов на проезд, является возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены. Например, при приобретении проездных документов, в частности на железнодорожный транспорт, работник нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы в соответствии с нормами Положения № 749 и ст. 168 ТК РФ возмещению не подлежат. Командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета.

Кроме того, нередко командировочные расходы сотрудников на проезд возмещаются с превышением допустимых норм. Чаще всего это нарушение возникает при оплате стоимости проезда железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности категории «СВ» работникам бюджетных учреждений, тогда как в соответствии с нормативными актами работник мог воспользоваться только купе. Напомним, что работникам, работающими в учреждениях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, расходы на проезд возмещаются в размерах, утвержденных пп. «в» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление № 729). В этом пункте дословно сказано, что работникам расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Расходы, превышающие данные нормы, могут быть возмещены работнику бюджетного учреждения при разрешении на их совершение, данном руководителем учреждения, и только при наличии экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или при осуществлении бюджетным учреждением приносящей доход деятельности и только за счет данных средств (п. 3 Постановления № 729). В случае превышения вышеуказанных норм самим руководителем бюджетного учреждения решение о возмещении данных расходов должно приниматься вышестоящим руководителем. Заметим, что ограничения по оплате в пределах указанных норм не распространяются на случаи оплаты стоимости проезда за счет средств от приносящей доход деятельности и в пределах норм, установленных учреждением самостоятельно.

Расходы по найму жилого помещения. Характерным нарушением при возмещении расходов по найму жилого помещения также является превышение установленных норм. Напомним, что работникам бюджетных учреждений расходы по найму жилого помещения в месте нахождения в командировке возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не выше 550 руб. в сутки (п. 1 Постановления № 729). В случае превышения данной суммы, как и в случае с проездом к месту служебной командировки, расходы должны возмещаться за счет экономии денежных средств, выделенных из федерального бюджета, или за счет средств от приносящей доход деятельности.

Кроме того, п. 1 Постановления № 729 предусмотрены случаи возмещения стоимости проживания при отсутствии документов, подтверждающих данные расходы, из расчета 12 руб. в сутки. Однако следует иметь в виду, что производить указанные выплаты (12 руб. в сутки) нельзя в случае отсутствия документов на проживание во время вынужденной остановки работника в пути. Согласно п. 13 Постановления № 749 в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, только подтвержденные соответствующими документами.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При выплате суточных также встречаются различные нарушения, например их выплата в неустановленном размере или неправильное определение дней, за которые работнику положена выплата суточных.

Кроме того, нередки случаи, когда командированному работнику в месте командировки предоставляется бесплатное помещение, а иногда и питание. Некоторые бухгалтеры считают, что в данном случае командированному работнику не должны возмещаться суточные. Данное мнение ничем не обосновано, поскольку в соответствии с п. 11 Постановления № 749 суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Заметим, что исключением из этого правила являются случаи направления работника в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. В данном случае суточные не выплачиваются. Например, если работник выехал в командировку 11 июня и в этот же день вернулся, то суточные ему выплачиваться не должны.

Напомним, что вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Обратите внимание

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (п. 25 Положения № 749).

Нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами

К нарушениям документального оформления расчетов с подотчетными лицами , можно отнести, в частности, следующие.

Возмещение произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов. Данное нарушение является одним из наиболее грубых. Напомним, чтов соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) и п. 7 Инструкции № 157н3 все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Последние служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязательные реквизиты: 

Кроме того, согласно ч. 1 ст. 161 ГК РФ сделки, заключаемые между юридическими лицами, а также между ними и гражданами, должны совершаться в простой письменной форме путем составления документов, выражающих их содержание и подписанных лицом или лицами, совершающими сделки, или должным образом уполномоченными ими лицами (ч. 1 ст. 160 ГК РФ). Таким образом, при отсутствии подтверждающих документов контрольными органами может быть констатировано неправомерное использование средств.

Несоблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами. В соответствии с ч. 2 ст. 861 ГК РФ расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П.
Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».
Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н. Клерк.ру