Стоит ли исправлять дату на документах по просьбе контрагента

Знакомая многим бухгалтерам ситуация: ценный контрагент просит исправить дату на документах. Главный бухгалтер Александр Лаврушичев на примерах из собственного опыта рассказал, когда лучше пойти навстречу и переоформить документы. А когда партнеров по бизнесу выгоднее убедить, что документы переоформлять опасно.

С просьбами контрагентов по исправлению даты на документах периодически приходится сталкиваться. Если контрагент стратегически важен для компании, я стараюсь сразу не отказывать. Никто не застрахован от возникновения необходимости в корректировке документов. При принятии решения о возможности идти навстречу пожеланиям клиентов я руководствуюсь принципом «не навреди себе». Надо брать в расчет, исправляется ли дата на более позднюю или более раннюю и на какой период она переносится.

СИТУАЦИЯ № 1. Дата исправляется на более позднюю.

Ситуации с просьбами по исправлению даты на более позднюю бывают чаще и в принципе серьезных последствий для компании-исполнителя не несут. К примеру, в моей практике был случай. Потребитель обратился с просьбой к курьерской организации, работающей на «упрощенке», переоформить акт оказания услуги вместо сентября на октябрь. Аргументировалась необходимость тем, что к моменту поступления оригинала акта расчет себестоимости уже произведен и квартальная отчетность составлена.

Чтобы не переделывать расчеты за сентябрь, контрагент и попросил переоформить дату на документах на следующий месяц. Конечно, теоретически датой оказания услуги курьерской доставки является дата оформления накладной, заполняемой в момент передачи груза. Акт оказания услуг в данном случае своего рода реестр таких накладных, в него могут быть включены услуги по нескольким накладным за определенный период времени.

В описанной ситуации я принял решение пойти навстречу контрагенту. Налоговых рисков у компании-поставщика не возникает, потому что она применяет «упрощенку». Доход исчислялся по кассовому методу, и изменение даты акта оказания услуг не влияло на размер налогооблагаемой базы.

Но нельзя сказать, что исправление даты в документах на более поздний период проходит для продавца на общем режиме налогообложения так же просто. На бухгалтера ложится дополнительная работа. Надо корректировать уже исчисленные суммы НДС и налога на прибыль.

Возникшая переплата по налогам тоже может обернуться нежелательными последствиями для компании, которая исправила документы по просьбе контрагента. По пункту 5 статьи 78 Налогового кодекса налоговики могут, не спрашивая у компании, направить эту переплату в счет недоимки, если она есть у компании. В течение десяти дней после обнаружения переплаты налоговая инспекция выносит соответствующее решение.

Также могут возникнуть проблемы при выездной проверке с признанием даты реализации или оказания услуги. Несмотря на то что акт будет подписан более поздней датой, реально услуги оказаны датой из накладной, оформляемой в момент передачи груза. Счет-фактуру надо выставить не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товара. На основании счетов-фактур заполняется Книга продаж. Обнаружение инспекторами факта исправления даты может быть расценено как грубое нарушение правил учета доходов.

СИТУАЦИЯ № 2. Дата исправляется на более раннюю.

Приведу пример по ситуации с исправлением даты на более раннюю. Поставщик работает на общем режиме и производит электротехническую продукцию. Покупатель просит переоформить накладную датой на месяц раньше реальной поставки. Чтобы не останавливать производство, он ранее был вынужден обратиться к другой компании, которая предоставила в долг эти комплектующие на условиях возврата. Оформление займа материалов не производилось. Из-за того что покупатель не может производить выпуск продукции без этих комплектующих, у него остается два варианта. Первый – приходовать излишек, но тогда в будущем после возврата долга возникнет недостача. Второй – просить своего поставщика оформить поставку более ранней датой.

Если дату в документе надо исправить в одном периоде, то видимых оснований для отказа контрагенту в его просьбе я не вижу. Конечно, если продукция была на складе поставщика на эту дату. А вот если периоды разные, то надо серьезно взвесить все «за» и «против». Могут возникнуть налоговые риски.

Выручка на дату, которую просит контрагент, у компании вырастет. В результате возникает недоимка по налогам за ранние периоды. Кроме налога на прибыль и НДС компании придется заплатить по ним пени. Кроме дополнительной работы по исправлению записей в бухучете и внесению дополнений в Книгу продаж не обойтись без «уточненки». Не секрет, что уточненные декларации в сторону уменьшения налога – объект повышенного внимания со стороны налоговиков.

Идти на уступки контрагенту стоит, только если он действительно важен. Вряд ли кто-то захочет портить отношения с покупателем, который приносит компании большую часть выручки.

Если и менять дату на документах, то делать это надо в бумагах и продавца, и покупателя. Иначе у сторон сделки возникнут расхождения в учете. Это грозит проблемами при проведении встречных проверок.

Еще советы.

Чем помогут правила документооборота в договорах и заявление о зачете налогов

Дмитрий ЛИПАТОВ, лектор, юрист юридической компании «Налоговик»:

– Если в контрагенте компания не уверена, то соглашаться на перемену даты в документах вряд ли стоит. Ведь первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания. Это следует из пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Если проблемы с датами происходят из-за медлительности менеджеров в оформлении и доставке документов, советую прописать правила документооборота в договоре. Лучше, если удастся включить пункт о крайней дате представления документов и необходимости получения расписки при их передаче.

Елена КОНДРАБАЕВА, главный бухгалтер ООО «Нет1 Юниверсал Текнолоджиз Восток»:

– Все просьбы дружественных компаний я рассматриваю с учетом последствий, которые придется отражать и в налоговом, и в бухгалтерском учете. Согласна с тем, что в большинстве случаев подобные исправления в документах не проходят безболезненно для бухгалтера. Даже если изменения происходят внутри одного месяца до его закрытия, надо исправлять накладные или акты и счета-фактуры, вносить корректировки в учетные регистры. Изменение даты в накладной на более позднюю грозит тем, что на складе компании могут образоваться отрицательные остатки.

Если речь идет об исправлении даты в документах на более поздний период, то я советую не ждать, пока налоговая инспекция направит переплату в счет недоимки. Лучше написать заявление на зачет переплаты в счет будущих сумм по налогу. У компаний есть право на такой зачет по пункту 4 статьи 78 Налогового кодекса.

Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 1, 2010