Чем поможет эта статья: Достигнуть взаимопонимания с директором с помощью перечня продуктов, которые производит бухгалтерия. От чего убережет: От выполнения ненужных, но трудозатратных обязанностей. «Чем вы сегодня занимались все утро?» — спрашивает генеральный директор, заходя в кабинет к главному бухгалтеру. «Изучала изменения в законодательстве», — с уверенностью в голосе говорит она. «Понятно, а полезного ничего не получилось сделать?» — задает второй вопрос начальник. Главбух недоуменно молчит, не зная, что ответить, а директор, расстроившись, выходит из кабинета... Об авторе Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером. Поведение руководителя объяснимо. Он ежемесячно выплачивает своим сотрудникам их оклады и хочет быть уверен, что делает это не зря. Но ведь и бухгалтерия играет в компании очень важную роль — вот только правильно показать результаты своей работы зачастую не может. Поэтому имеет смысл предъявить руководству список продуктов, которые производит бухгалтерия. С его помощью директор наконец-то поймет, на что тратится ваше рабочее время. Чтобы составить такой список, поговорим о свойствах, которыми обладает каждый продукт, в том числе и бухгалтерский. Это измеримость, наличие заказчика и уровень качества, согласованный с заказчиком. Вам знакома ситуация: директор считает, что бухгалтерия потратила слишком много времени на нестоящее дело? Первое свойство бухгалтерского продукта — измеримость Любой продукт должен быть измерим, а значит, закончен. Следовательно, нужно полностью отказаться от несовершенной формы глагола «делать» и перейти к совершенной форме «сделать». Неправильно говорить: «Я рассчитывала налоги и готовила декларацию», правильно: «Я рассчитала налоги и подготовила декларацию». Неправильно: «Я договаривалась с налоговой инспекцией», правильно: «Я договорилась с налоговой инспекцией». Со временем этот навык разговора в формате законченных дел должен быть доведен до автоматизма. Чтобы понять директора, попытаемся встать на его место. Представьте, что вы делаете у себя ремонт и каждый день оцениваете результаты работы мастеров. В один из дней вы обнаруживаете, что ничего не сделано. А рабочие просят оплату, объясняя, что они были на рынке и выбирали плитку на кухню, подходящую по качеству и цене. «Нашли такую плитку?» — «Нет». — «Тогда за что платить? Вот когда купите и она мне понравится, я заплачу за эту работу». И будете совершенно правы, ведь вы платите не за процесс, а за результат. Поэтому когда они найдут красивую и недорогую плитку, вы, возможно, не только рассчитаетесь с ними за дни, потраченные на поиски, но еще и премию дадите. Частая ошибка Нужно отказаться от несовершенной формы глагола «делать» и перейти к совершенной «сделать». Неправильно: «я рассчитывала налоги», правильно: «я рассчитала налоги». В ситуации с изучением изменений законодательства начальник не увидел главного — результата. Казалось бы, что тут непонятного? Чтобы работать с налогами, с отчетностью, нужно быть в курсе всех нововведений. Но директор не знает, что такое «работать с налогами». Правильно рассчитывать, оптимизировать — может ответить главбух. А где же все-таки результат? Если бы руководитель увидел, что, прочитав какую-либо статью, бухгалтер предложил конкретные схемы оптимизации, которые позволят сократить налоги на конкретные суммы, тогда и результат понятен, и оплатить время на его достижение не жалко. Второе свойство бухгалтерского продукта — наличие заказчика Иногда бухгалтерия делает работу, которая при более пристальном рассмотрении оказывается никому не нужна. Вот документы от отдела снабжения — истребовать их бывает непросто. Бухгалтер каждый день звонит, беспокоится: «Где документы?» А генеральный директор спрашивает: «Кто вас просил этим заниматься? Я не готов платить вам за это деньги! Те документы, которые приносят своевременно, принимайте к учету в этом месяце. Принесли в следующем месяце — принимайте в следующем. И людей от работы не отвлекайте!» Пока руководитель, то есть заказчик, не поймет, что получать документы от других отделов вовремя очень важно, он будет недоволен. Попробуйте объяснить, что из-за этого компания теряет, скажем, 270 000 руб. оборотных средств в виде НДС, который замораживается в расчетах с бюджетом из месяца в месяц. Если директор посчитает, что терять такую сумму жалко, то он не будет возражать, чтобы бухгалтерия выполняла эту работу. Но он может отреагировать и по-другому: «Да ладно, что нам эти 270 тысяч? У нас оборот 100 миллионов в месяц, а вы тут со своими копейками!» А как вы сами отнесетесь к тому, что ваш подчиненный занимается работой, которую вы ему не поручали и находите бесполезной? Если вы уверены в важности той или иной функции, убедите в этом своего начальника. А он примет решение, включать ее в перечень продуктов бухгалтерии или нет. Важная деталь Если вы уверены в важности той или иной функции, которую выполняет бухгалтерия, убедите в этом своего начальника. Третье свойство бухгалтерского продукта — уровень качества Можете ли вы, положа руку на сердце, назвать хотя бы один квартал, в котором налоговая отчетность вашей компании была безупречной? Чем крупнее организация, чем больше оборотов, документов, проводок, тем больше бухгалтеров участвуют в этом процессе, а отчетность объективно все дальше отходит от идеала. Более того, ничего идеального не бывает в принципе. Невозможно идеально прибраться в квартире, нельзя сделать идеально ровный стол, даже эталон килограмма в Парижской палате мер и весов имеет определенную погрешность. При этом главные бухгалтеры — люди не просто ответственные, а слишком ответственные. Они постоянно пытаются сделать свою работу лучше и лучше. И если бы не жесткие сроки сдачи отчетности, ни одна декларация так и не была бы сдана, потому что в ней нужно еще кое-что подправить. К чему это приводит — наглядно показывает следующий пример. Один из поставщиков неправильно оформил счет-фактуру — например, поставил факсимиле вместо подписи. Документ на сумму 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб. Бухгалтер с окладом 25 000 руб. начинает звонить поставщику и просить новый счет-фактуру. На «выбивание» документов уходит, предположим, часа три. Снова начинаем считать. На языке цифр — это 426 руб. из зарплаты бухгалтера. То есть он спас 180 руб., а потратил 426 руб. Генеральный директор спрашивает: «Чем занималась сегодня моя бухгалтерия?» — «Мы спасали НДС». — «Какой?» — «180 рублей». — «Замечательно. Я плачу 25 тысяч рублей, а они мне 180 спасают» При этом вероятность, что налоговая проверит этот период, — 50/50. А шансов на то, что эту оплошность найдут и признают ошибкой еще меньше — процентов десять. Таким образом, общая вероятность, что эта ошибка выйдет нам боком, — всего 5 процентов. А убыток в 426 руб. вполне реальный, 100-процентный. Поощрения от генерального директора в таком случае ждать не приходится. Если бухгалтерия занимается копейками, а тратит тысячи, о каком увеличении зарплаты может идти речь? Что можно тут сделать? Есть замечательное правило Парето, «20/80». Оно гласит, что 20 процентов усилий дают 80 процентов результата. А чтобы добиться оставшихся 20 процентов, потребуются оставшиеся 80 процентов трудозатрат. Получается, что каждый следующий процент улучшения, начиная с 81-го и заканчивая сотым, дается нам очень непросто и дорого. При этом существенного повышения качества не чувствуется. Заказчику не нужно избыточное качество продуктов, особенно если оно обходится значительно дороже. Никому не нужна идеально убранная квартира, так как на эту уборку уйдут все выходные. Обычно достаточно навести элементарный порядок. Никому не нужен идеально ровный стол, так как он будет очень дорого стоить. Достаточно, чтобы ножки не шатались. А генеральному директору не нужна идеальная отчетность — лучше заплатить доначисленные налоги за найденные ошибки. При этом 80 процентов сэкономленного времени бухгалтеров можно будет потратить на более существенные, с его точки зрения, дела. Правило Парето для бухгалтерии (20% усилий дают 80% результата, а оставшиеся 20 требуют 80% трудозатрат) Перечень бухгалтерских продуктов — залог взаимопонимания с директором Итак, чтобы повысить эффективность работы бухгалтерии, нужно прежде всего составить список продуктов, которые она производит. Перечень будет содержать как типовые продукты (вроде обработки первичных документов), так и очень специфические (типа сбора денег на подарки сотрудникам по случаю дня рождения). Главное не стесняться и записывать все, на что тратится рабочее время. Далее необходимо проанализировать этот список и распределить продукты на три группы. Первая группа — те продукты, которые вы сами можете выкинуть ввиду их бесполезности. Вторая — продукты, требующие согласования с генеральным директором. И наконец, третья — те, что, без сомнения, являются основными. Бесполезные продукты — поездки в банк с чековой книжкой. Сколько времени тратится на заполнение чека, дорогу и очередь в кассу? Вместо этого можно оформить корпоративную пластиковую карту, по мере необходимости перечислять на нее деньги с расчетного счета через систему «банк-клиент» и снимать их в любом банкомате. Пример продукта, в котором вы можете сомневаться, — стоит ли терять время в приемной в ожидании генерального директора? Лучше уточнить у него самого, ведь он может и не догадываться, сколько минут или часов вы проводите в ожидании. И пусть начальник, как заказчик, примет решение, что делать. Вполне возможно, вы так и будете продолжать сидеть в приемной, но по крайней мере директор будет в курсе, на что расходуется ваше время. Важная деталь Чтобы повысить эффективность работы бухгалтерии, нужно прежде всего составить список продуктов, которые она производит. Когда перечень продуктов будет согласован, определите уровень их качества. Если говорить о контроле дебиторской задолженности, какой критерий качества у нее может быть? Конечно же, сумма задолженности. Чем она ниже, тем выше качество вашей работы и ее трудоемкость. Одно дело поддерживать уровень не более 1 млн руб. при обороте 10 млн. И другое — не выше 100 000 руб. при том же обороте в 10 млн. Если в первом случае бухгалтер будет тратить два часа в день, то во втором — все восемь. Следовательно, придется брать еще одного сотрудника, который будет заниматься исключительно задолженностью, а также увеличивать расходы на содержание бухгалтерии. Подготовьте соответствующие расчеты, чтобы руководитель выбрал оптимальное соотношение «дебиторки» и расходов на бухгалтерию, то есть те самые 80 процентов результата при 20 процентах трудозатрат. И напоследок очень важный момент. Не стоит ждать, пока генеральный директор спросит, почему в бухгалтерии трудится так много людей, а результатов нет. Возьмите инициативу в свои руки, подготовьте перечень продуктов, которые производит ваш отдел, чтобы руководитель понимал, на что тратится ваше рабочее время. Контрольная задачка Попробуйте рассчитать оптимальные трудозатраты. Зарплата бухгалтера ООО «Икс» равна 30 000 руб. Из ООО «Игрек» этот бухгалтер получил неправильно оформленный счет-фактуру на сумму 1180 руб., в том числе НДС — 180 руб. Сколько времени имеет смысл потратить на то, чтобы договориться с контрагентом о новом счете-фактуре, при условии, что в месяце 22 рабочих дня, а в рабочем дне 8 часов? Правильный ответ Часовая ставка бухгалтера ООО «Икс» — примерно 170 руб. Поэтому времени на то, чтобы добиваться от контрагента правильного счета-фактуры, можно потратить не более 1 часа.
Статья напечатана в журнале "Главбух" № 4, 2012 |
