В Роструде рассказали, как по всем правилам отправлять сотрудников в летний отпуск

— Игорь Анатольевич, компании должны утверждать график отпусков за две недели до нового года. Но ближе к лету обычно все даты и сроки переигрываются

— Да, такое бывает часто. Но всегда есть возможность внести изменения в утвержденный график отпусков. Для этого достаточно соблюсти несложные формальности. Если работник хочет поменять время отпуска, он пишет заявление и согласовывает вопрос с руководством. Если работодатель предлагает человеку изменить ранее заявленные планы на отдых, понадобится письменное согласие последнего и приказ руководителя.

— Но часто руководство просто устно договаривается с сотрудником, когда тот на самом деле пойдет в отпуск. Такой подход вызовет проблемы с проверяющими?

— Инспектор по труду физически не смог бы проверить соответствие всех отпускных сроков в компании на бумаге и по факту. Но, разумеется, график отпусков — это не формальность, а документ, обязательный как для работодателя, так и для работника. И если информация о фактических отпусках не соответствует графику, то эти обстоятельства могут послужить основанием для наложения на компанию штрафа на сумму от 30 000 до 50 000 руб. А должностному лицу могут предъявить штраф на 1000—5000 руб.

— Давайте пройдемся по всегда популярным вопросам об отпускных выплатах. Что делать с премиями при расчете среднего заработка? Учитывать их или нет?

— Смотря что это за премии. Если они предусмотрены системой оплаты труда, то эти суммы войдут в средний заработок, по которому отпускные будут рассчитаны. Но, допустим, у компании просто хорошо идут дела и руководство решило поощрить передовиков денежным бонусом. Или именинника к юбилею порадовали премией. Такие суммы в среднем заработке учитывать не надо. Это же не систематические выплаты, о которых говорится в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

— Если сотрудник в течение последнего года часто ездил в командировки, это отразится на сумме отпускных выплат?

— Пока сотрудник находится в командировке, за ним сохраняется рабочее место, а эти дни оплачиваются по среднему заработку. В пункте 5 Положения сказано, что такие дни не входят в расчетный период для определения среднего заработка. Суточные и компенсации за командировки тоже учитывать не нужно. Но это не значит, что сумма отпускных сотрудника будет значительно отличаться. Возможно, она будет немного меньше.

— Можно ли за дни командировки вместо среднего заработка выплачивать работникам деньги исходя из их обычного оклада? Чтобы потом включить этот период в расчет среднего заработка.

— Нет. Это было бы удобно для компании. Но такой вариант не предусмотрен законодательством.

— Что если компания не успеет выплатить отпускные заранее?

— Оплатить отпуск нужно как минимум за три дня до его начала. Если трехдневный срок нарушен и инспекторы Роструда это обнаружат, то придется ответить по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

— А может быть, самому сотруднику удобнее, чтобы отпускные ему пришли позднее? С его письменного согласия можно перенести оплату отпуска?

— Законодательство по многим вопросам разрешает договариваться с работником в индивидуальном порядке. Но не по вопросам выплаты заработной платы и отпускных.

— Игорь Анатольевич, в ближайшее время намечаются какие-нибудь изменения в порядке расчета отпускных?

— С прошлого лета правила относительно трудового законодательства не поменялись. И сейчас, в период отпусков, никаких новинок не предвидится.

Коротко о важном

— Обязательно ли вносить изменения в график отпусков?

— Да.

— Учитывать ли премии при расчете среднего заработка?

— Да, если они предусмотрены системой оплаты труда.

— Можно отложить выплаты отпускных «на потом»?

— Нет, даже если сам работник не против этого.

Статья напечатана в журнале "Главбух" № 13, 2011