Интернет-конференция "Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы"

Незарегистрированный пользователь: обязательно ли в целях обеспечения безопасности документооборота обращаться в специализированные организации? можно ли обойтись собственными силами в создании системы безопасности?

Антон Сизов: Смотря о каком документообороте идет речь. Если мы говорим об обмене документами, не счетами-фактурами, то конечно, все вольны пользоваться услугами сторонних компаний или строить свою систему документооборота. Но в случае, когда вы строите свою систему, вам необходимо уметь поддерживать программное обеспечение, содержать инфраструктуру для нормального функционирования этого процесса, получать различного рода лицензии и сертификаты в контролирующих органах, наконец решать организационные вопросы со своими контрагентами. Или можно всю эту «головную боль» переложить на плечи специализированных компаний, которые умеют это делать. Говоря же о счетах-фактурах, которые согласно порядку Минфина можно передавать только через Операторов, ответ может быть таким: помимо всего перечисленного вам необходимо еще будет стать этим самым оператором и привести всю свою деятельность в этом направлении в соответствие с законом.

Пользователь Аноним01: При наличии электронного счета-фактуры дублирование его в дальнейшем бумажным вариантом с живыми подписями не требуется?

Антон Сизов: Нет, не требуется. Абз. 2, п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде» прямо указывает на то, что счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. В таком случае именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.

Незарегистрированный пользователь: Если отправленный электронно сч-ф оказался с неточностями - предусмотрены ли его уточнение, замена, отмена?

Антон Сизов: Согласно порядку работы со счетами-фактурами, опубликованному на сайте Минфина, в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, корректирует СФ и снова направляет покупателю. То есть покупатель сформирует в электронном виде в установленном формате Уведомление об уточнении (Диадок ему в этом поможет), укажет в нём, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему, отправит это уведомление продавцу. Продавец внесет исправления и заново отправит ЭСФ. Детали (например, как регистрировать откорректированные счета-фактуры в книге покупок и продаж) будут зафиксированы в отдельных нормативно-правовых актах.

Незарегистрированный пользователь: из интервью Эху Москвы:
Г.ПОВАРОВ: Ну, старт наступит после ... это на этой неделе или на следующей.
Ваш прогноз?

Антон Сизов: Для того, чтобы организации смогли начать обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, необходим порядок обмена и формат. Порядок обмена, разработанный Минфином, уже находится на регистрации в Минюсте. После его утверждения, тут же будет утвержден и формат. Этого с нетерпением ждет весь рынок.
Пока же, в отсутствии счетов-фактур, пользователи системы Диадок обмениваются другими электронными первичными документами, имеющими юридическую силу. На сегодняшний день таких документов в системе было передано более 1 миллиона.
Кстати, наши аналитики подготовили подробное разъяснение, каких нормативно-правовых актов еще не хватает. Оно находится вот здесь Такском файлер"? Сколько будет стоить роуминг, и когда он будет?

Антон Сизов: В идеале роуминг должен быть бесплатным. Довольно странно дополнительно платить только за то, что твой контрагент пользуется услугами другого оператора. Если клиент купил возможность отправлять документ за N рублей, то он и должен пользоваться этой возможностью, независимо от того, как этот документ дойдет до адресата. Однако на сегодняшний день инфраструктура роумингового пространства как таковая отсутствует, и просчитать даже приблизительные затраты операторов на ее создание очень сложно. Именно поэтому ответ на вопрос скорее описывает идеальную ситуацию, к которой надо стремиться.
Что касается сравнения нашей системы Диадок с системой конкурентов – то оно как минимум не корректно. Думаю, здесь выбор должен делать сам пользователь, основываясь на ряде критериев: функционале, простоте интерфейса, стоимости.
Что касается системы Диадок, то сейчас нашими клиентами являются более 20 000 компаний. На данный момент эти компании обменялись уже более 1 млн электронных юридически значимых документов (за исключением счетов-фактур). Как только будет возможность обмениваться и электронными счетами-фактурами (после утверждения Порядка), в Диадоке появится и этот функционал (он уже готов).
Еще один момент – Диадок это самостоятельная система для обмена документами. То есть ее пользователем может стать любая компания, независимо от того, клиентом какого оператора она является по электронной отчетности.
Кстати, совсем скоро (прямо на днях) в Диадоке появится новый классный интерфейс :). Мы очень долго над ним работали, и нашим клиентам он тоже понравится. А пока получить приблизительное представление о том, как устроена система Диадок изнутри любой желающий может в демо-версии (демо-версия находится на нашем сайте). Вход в демо-версию свободный для всех (без регистрации) и бесплатный. Но помните, что сама система, конечно, намного лучше :)

Незарегистрированный пользователь: Как отправлять ЭСФ из Пользователь Holywasser: Почему для начала работы выбраны именно электронные счета-фактуры? Есть ли какие-то законодательные ограничения на прочие документы в электронном виде? Или если не законодательные, то какие?

Антон Сизов: Счет-фактура является основанием для принятия налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету или возмещению. А НДС – это один из основных источников поступления средств в бюджет. Кроме того, НДС является налогом, который может быть уменьшен возвратом, обоснованность таких возвратов налоговики ревностно проверяют.
Это подтверждают и факты. По данным ФНС, в 2010 году налоговыми органами истребовано у налогоплательщиков порядка 17 млн. счетов-фактур (это около 40% от всех истребованных документов за год). Что касается всех других документов, то законодательных ограничений к их использованию в электронном виде нет.
По идее, использовать электронные договоры, акты, накладные и пр. компании могут уже с 2002 года, когда вступил в силу закон об электронной подписи. Согласно ст. 1 закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10.01.2002) в электронном виде можно передавать и хранить документы, используемые в гражданско-правовых отношениях и в других предусмотренных законодательством случаях. Ст. 9 закона "О бухгалтерском учете" (№129-ФЗ от 21.11.1996) также предполагает возможность составления первичных и сводных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Подтверждает это и целая серия разъяснительных писем Министерства финансов РФ.
И только в отношении счета-фактуры до 2010 года (до принятия закона 229-ФЗ) было сказано, что он «предоставляется в бумажном виде». Поэтому говорить, что «для начала работы выбран счет-фактура» неправильно. Электронным счетом-фактурой, скорее, закончили :)
Другое дело, что согласно ст. 93 НК представлять документы в электронном виде в налоговую можно только в установленном формате. Такой формат сейчас разрабатывается только для счетов-фактур. Поэтому другие документы в налоговую можно представлять исключительно в бумажном виде: делается бумажная копия электронного документа (распечатывается, заверяется печатью и подписью уполномоченного лица, у которого хранится документ).

Пользователь Sol_Ol: Хотелось бы понять будет ли "Диадок" совместим с другими операторами связи, предлагающими такую же услугу (электронный документооборот)? В качестве примера:Поставщик передает пакет документов через "Такском-Файлер", а у покупателя установлен "Диадок", в этом случае покупатель получит свои документы? Или предполагается, что и поставщик и покупатель должны обслуживаться у одного и того же оператора связи (что на мой взгляд не очень удобно)?

Антон Сизов: Да, конечно. Уже сегодня ведется работа с некоторыми компаниями, в том числе с представителями «Такскома», по созданию роуминговой инфраструктуры. Однако стоит отметить, что организация так называемого единого пространства доверия электронных подписей, а также сама организация доставки документов до адресатов, находящихся на обслуживании у разных операторов, – это очень сложные и амбициозные задачи. И нам всем (спецоператорам) придется решать их сообща, прилагая общие усилия и договариваясь о правилах и форматах

Незарегистрированный пользователь: Еще один вопрос относительно проверок и предоставления документов внешним пользователям. Дело в том, что во время аудиторских проверок мы предоставляем аудиторам папки с документами, а что делать в случае применения электронных документов? Нужно допускать аудиторов к программе? Есть ли какой-то гостевой вариант работы с программой для таких случаев?

Антон Сизов: Если у организации есть необходимость предоставить оригиналы электронных документов какому-то стороннему лицу (например, аудитору), то в данный момент в системе обмена электронными документами Диадок предусмотрен специальный функционал входа по логину и паролю (помимо стандартного входа по сертификату электронной цифровой подписи). Пользователь, допущенный в систему по логину и паролю, не может отправлять и подписывать документы, но может их просматривать. Организация может завести такую учетную запись для того, чтобы аудиторы и другие лица могли просматривать документы. При этом мы обеспечиваем максимальную безопасность как при входе по сертификату электронной подписи, так и при входе по логину и паролю.

Незарегистрированный пользователь: Насколько я понимаю, здесь речь идет не только об электронных счетах-фактурах. В этом случае интересует вопрос, есть ли возможность организовать процедуру "визирования", т.е. ознакомления руководителей нескольких отделов и подтверждения своего согласия на заключение того или иного договора проставлением своей подписи. На бумаге все понятно - все подписи собрал, договор провел, а здесь как? Если это возможно, что в этом случае происходит с ценой на Ваши услуги?

Антон Сизов: Сегодня Диадок решает вопросы передачи документов от контрагента контрагенту. Функционала внутреннего согласования документов у нас нет. Мы осознаем потребность в таком функционале и рассматриваем 2 возможных решения. 1) интеграция с существующим решением (которых на рынке существует много сейчас и (или) 2) реализовать функционал в Диадоке.
Сейчас на рынке существует множество решений этой проблемы, и со многими разработчиками этих решений мы ведем разговор об интеграции (если говорить о первом возможном решении этой проблемы).
Соответственно, интегрированное решение позволит решать две задачи: и согласование документов, и придание им юридической значимости. Если же говорить о перспективах, то не исключено, что функционал согласования появится в Диадоке в ближайшем будущем.

Незарегистрированный пользователь: Вопрос про ЭЦП. Много раз читали, что ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи. Это хорошо. Но непонятно, все-таки, ЭЦП закрепляется за конкретным человеком или нет? Например, менеджер отправляет договор – у менеджера для этого есть ЭЦП, а если он уволится, на нового менеджера нужна новая ЭЦП или нет? Каковы сроки изготовления?

Антон Сизов: Согласно ФЗ №1-ФЗ «Об электронной подписи» сейчас владельцем сертификата является именно человек, но выдается сертификат как на сотрудника организации. Организация должна предусмотреть регламент выдачи и учета ЭЦП: то есть вести списки тех, кому ЭЦП были выданы на какой срок.
В случае увольнения сотрудника организация уведомляет свой удостоверяющий центр и сертификат отзывается. Редко бывает, что сотрудник увольняется внезапно, обычно об этом по трудовому законодательству уведомляют за 2 недели. Этого срока достаточно чтобы в учетной политике прописать нового уполномоченного сотрудника подписывать документ, и выдать ему ЭЦП.

Незарегистрированный пользователь: Правильно ли я понимаю, что вся моя переписка с контрагентом (также пользователем ДИАДОК) хранится у Вас на сервере и, при необходимости, Вы можете предоставить все доказательства ее юридической значимости без ознакомления с информацией, содержащейся в ней?

Антон Сизов: Оператор обязан хранить подтверждения о доставке электронных документов. Данные подтверждения обеспечивают юридическую значимость документов в том числе. Эти подтверждения являются техническими документами и не имеют информации, содержащейся в самих документах организации.

Незарегистрированный пользователь: Не секрет, что, по крайней мере, в течение срока исковой давности необходимо будет хранить электронные счета-фактуры. Какими средствами в ДИАДОКе будет обеспечиваться юридическая значимость подобного архива? Ведь Удостоверяющий Центр СКБ "Контур" не оказывает услугу по формированию квалифицированной электронной подписи в формате CADES (со службами отметки времени и проверки статусов сертификатов).

Антон Сизов: В системе обмена электронными документами Диадок реализован функционал «перештамповки». Суть его заключается в том, что оператор службы штампов времени ежегодно «переподписывает» документы со всеми ранее проставленными метками времени. Таким образом, выполняется требование п.1 статьи 4 закона №1-ФЗ «Об ЭЦП», в частности доказывает, что сертификат ключа подписи действовал на момент подписания документа.

Незарегистрированный пользователь: А можно Вам задать вопрос о будущем данного проекта? Как Вы сами оцениваете перспективы данного проекта? Насколько он в принципе интересен Контуру? Не думаете ли Вы, что проект может "увязнуть" из-за того, что люди в своем большинстве пока еще не готовы перейти на электронный документооборот? Или Вы рассчитываете, что обязанность вести электронный документооборот будет закреплена законодательством точно также как сейчас сдача отчетности в электронном виде?

Антон Сизов: Мы оцениваем перспективы проекта Диадок как «грандиозные». Для этого достаточно, во-первых, взглянуть на рынок Европы и на его развитие. Этот рынок уже охватывает 3,6 млн. предприятий и растет ежегодно на 25-30%. Услуги электронного обмена документами предоставляют там около 470 операторов.
Что касается российского рынка, то мы и наши коллеги (европейские эксперты) очень высоко оценивают перспективы его развития. Для этого есть ряд причин. По последним данным ФНС, сейчас в России 61% компаний сдают отчетность в электронном виде, то есть эти компании регулярно используют ЭЦП и умеют работать с юридически значимыми документами. Это очень высокий процент и это позволяет сделать вывод, что у нас в стране создана прочная инфраструктура для работы с электронными первичными документами. Государство также всячески стимулирует этот процесс.
Мы не рассчитываем, что процесс обмена электронными счетами-фактурами будет законодательно закреплен как обязанность для компаний (хотя, такой ход развития событий не исключен). Здесь дело в другом – потребность избавиться от бумажной рутины есть у самих предприятий. Сейчас в России циркулирует около 45 млрд. первичных документов в год, компании просто тонут в бумаге и конечно хотели бы оптимизировать этот процесс. Бумажные документы и электронные не сравнимы по простоте использования и затратам. И большинство компаний это понимает. И поэтому они не просто не будут противиться возможности использовать электронные документы, но и сами будут инициатором в этой области.
Наш опыт это подтверждает – количество клиентов в нашей системе растет очень высокими темпами. Я уже неоднократно говорил, но повторюсь, что за три месяца работы Диадока, пользователи уже передали друг другу более 1 миллиона электронных документов. Как только введут счета-фактуры, эта цифра будет расти в геометрической прогрессии.

Незарегистрированный пользователь: Скажите какой порядок исправления обнаруженных ошибок в выставленной электронной счет-факуре? Насколько он проще?

Антон Сизов: На данный момент ФНС только ведет разработку соответствующего нормативно-правового акта, регулирующего порядок исправления электронных счетов-фактур.

Незарегистрированный пользователь: Как вы думаете, будут ли налоговики относиться при проверках к электронным счетам-фактурам и электронной первичке более предвзято?

Антон Сизов: Скорее напротив. Дело в том, что здесь процесс аналогичен процессу проверки электронной отчетности. Документы в электронном виде проверять представителям налоговых органов проверять удобнее и проще, чем бумажные. К тому же операторы электронного документооборота настраивают обычно в системах форматно-логический контроль (то есть, чтобы суммы в определенных графах совпадали, чтобы количество знаков ИНН, например, не превышало определенное значение и т.д.). Это позволяет избежать ошибок при заполнении и, соответственно, облегчает работу контролирующих органов.
Кроме того, инициатива при работе с электронными счетами-фактурами исходит из ФНС, она сама готовила данный порядок и форматы счетов-фактур, чтобы налоговым было проще получать и обрабатывать эти документы.

Пользователь falcon61: Утверждены ли Минфином электронные форматы обмена счетами-фактурами?

Антон Сизов: На данный момент форматы ЭСФ еще находятся в стадии разработки. По срокам, к сожалению, ясности нет. Мы ожидаем, что форматы будут утверждены сразу после утверждения порядка обмена электронными счетами-фактурами, который сейчас находится на регистрации в Минюсте.

Незарегистрированный пользователь: Добрый день. Счет-фактура создается в ПО "Диадок"? Или же данный программный продукт имеет имеет функционал только загрузки СФ из файла и отправки? Если только загрузки, то хотелось бы узнать формат данного файла (.xml)?

Антон Сизов: На данный момент система Диадок позволяет загрузить электронные счета-фактуры напрямую из учетной системы бухгалтера, или же просто как файл, в формате XML. В дальнейшем функционал системы для работы с электронными документами Диадок расширится и будет реализована возможность создания счетов-фактур прямо в системе.

Незарегистрированный пользователь: Правильно ли я понимаю, что счета-фактуры можно будет направлять в налоговую инспекцию в электронном виде без дублирования на бумаге, но в этом случае Диадока будет недостаточно, нужен Контур-Экстерн?

Антон Сизов: Да, согласно пункту 5 Порядка представления электронных документов налоговому органу при отправке документов в электронном виде дублирование на бумажном носителе не требуется. Сейчас в компании СКБ Конутур идет работа по реализации данного Порядка в системе Контур-Экстерн совместно с Диадоком.

ГНИВЦ ФНС России).
Компания СКБ Контур (являясь крупнейшим оператором электронного документооборота в сфере B2G) в качестве спецлоператора имеет все эти сертификаты и лицензии. Как только появятся все нормативно-правовые акты в области электронных счетов-фактур, то возникнет необходимость аттестации всех операторов электронного документооборота и в сфере B2B.