Как правильно выбрать онлайн-сервис?

Бухгалтерия в «облаках»

Сегодня предприниматели могут отдать на аутсорсинг все рутинные процессы и сконцентрироваться на стратегическом развитии бизнеса. Современные сервисы «облачной» интернет-бухгалтерии разработаны как для стартапов, так и для крупных компаний. Вместе с бухгалтерией внешние разработчики предлагают также вести работу с налогами, оказывать юридическую поддержку и т.п.

«Вести бухгалтерию своей фирмы довольно хлопотно, даже имея финансовое образование, — сетует предприниматель из Москвы Александра Михайлова. — Теоретически разобраться можно, но на практике нужно уметь одновременно работать во множестве программ, постоянно выгружать и загружать данные в 1C, отслеживать последние нововведения и законы. Все это отнимает массу времени и сил».

В том или ином виде сервисы внешней бухгалтерии существуют в России еще с 90-х. Начиная с внештатных бухгалтеров, которые могут вести одновременно несколько компаний, до небольших частных фирм по бухгалтерскому аутсорсингу. В конце нулевых в Россию пришли инновационные сервисы «облачной» онлайн-бухгалтерии, которые зародились за рубежом в начале десятилетия.

Технически этот новый сервис представляет собой интернет-сайт для предпринимателей, где в «едином окне» собраны все необходимые для сопровождения бизнеса функции: ведение счетов, кадровый учет, юридическое сопровождение сделок, сдача отчетности в налоговую службу через Интернет и т.п. Сайт рассчитан на обычных пользователей. При желании предприниматель может привлечь к работе в системе своего бухгалтера.

Зарегистрировавшись в системе, бизнесмен выбирает себе подходящий пакет услуг. Отличительная черта бухгалтерии в «облаке» — фиксированные тарифы. К примеру, проект «Мое дело» ориентирован на небольшие ООО и ИП, у которых несложный учет, клиенты там платят по 600–1000 руб. в месяц, рассказывает член совета директоров Олег Анисимов. Клиентами «Кнопки» являются уже компании с оборотами от нескольких сотен тысяч до нескольких десятков миллионов рублей в месяц, добавляет директор по маркетингу Банка24.ру Денис Охримович. Проект потянул бы и более крупный сегмент бизнеса, но убеждать собственников корпораций в необходимости разогнать свою бухгалтерию и юротдел — задача не самая благодарная. Услуги банковского обслуживания и облачного бухгалтера «Кнопки» обойдутся компании в 6 тыс. руб. в мес., услуги всех удаленных специалистов (бухгалтер, юрист, бизнес-ассистент и банк) — 19 тыс. в месяц. При этом общение совершенно необязательно происходит лишь в Интернете. В случае необходимости консультанты могут созвониться с предпринимателем или подъехать на встречу.

Безопасность данных обеспечивается с помощью тех же технологий, что используют интернет-банки. По словам Анисимова, «Мое дело» раз в квартал проводит обязательный внешний аудит безопасности данных. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные серверы. А для клиентов «Кнопки» также введена страховка от ошибок на стороне ее сотрудников на 100 млн руб. Но пока эта страховка ни разу не пригодилась.

Риски такого аутсорсинга несущественны, соглашаются эксперты. Компании и так раскрывают свою отчетность, напоминает заместитель гендиректора КРОК Руслан Заединов. Так, данные об отчетностях можно найти в системе СПАРК. «Облако» безопасно для бухгалтерии, — уверен гендиректор «Облакотеки» Максим Захаренко. — Что же касается шумихи в СМИ о взломе таких популярных «облачных» сервисов Google или Mail.ru, то пока достоверно известно, что были взломаны лишь плохо защищенные локальные (офисные или домашние) компьютеры».

«Облачная» автоматизация позволяет существенно сократить расходы предпринимателей. «Даже крупная компания, имеющая штат бухгалтерии, может ощутимо оптимизировать затраты бухгалтерской деятельности», — убежден гендиректор группы электронных площадок OTC.ru Дмитрий Пангин. С его слов, в месяц через бухгалтерию группы проходит около 10 тыс. документов. Если работать «на бумаге», затраты на бухгалтерию составили бы 720 тыс. руб. в год. «Используя электронную бухгалтерию, мы затрачиваем на эти цели около 180 тыс. руб., экономя, таким образом, более 75% средств», — отметил Пангин. В VMware на автоматизации корпоративных приложений экономят $4,5 млн в год, признается глава представительства компании в России и СНГ Александр Василенко.

«Ведение бухгалтерии — не уникальная компетенция, я готов ее делегировать, — говорит исполнительный директор группы «Аспект» Артем Генкин. — В «облачных» компаниях я могу подобрать тарифы в разы дешевле того, что сейчас плачу обычной бухгалтерской фирме. Единственное условие, важное для меня как для предпринимателя, — выбирать банк должен я сам».

По мнению Александры Михайловой, «облачные» проекты выгодны лишь при сдаче ненулевой отчетности. Если же отчетность компании нулевая (а такое часто бывает, когда предприниматель по каким-то причинам не осуществляет обороты, но сохраняет юрлицо), дешевле 1–2 раза в год нанять обычного бухгалтера-фрилансера.